// METODOLOGÍA

Un proceso concreto. Un alcance claro. Tu equipo al mando.

Primero medimos cómo llegan y se atienden tus consultas. Después acordamos los objetivos, probamos el recorrido y verificamos la entrega a tu equipo. La comparación usa datos de atención y asistencia real, con el mismo criterio antes y después.

Comprobar si encaja Ver el servicio y su alcance

// DE LA VALORACIÓN A LA OPERACIÓN

Cinco etapas con una comprobación al terminar.

01
Valorar el encaje
Revisamos consultas, canales, herramientas y responsables. Identificamos fuentes disponibles y datos que faltan. Si tiene sentido avanzar, una conversación de 15–20 minutos concreta el siguiente paso. El análisis técnico detallado es trabajo contratado.
Caso de uso, fuentes por verificar y siguiente paso acordados.
02
Definir el alcance y medir la línea base
La propuesta fija indicadores, fuentes verificadas, responsables, periodos y entregable de comparación. Acordamos también esfuerzo y coste de los datos adicionales. Registramos 14 días completos sin cambiar la atención medida y cerramos objetivos por escrito antes de activar.
Línea base, indicadores evaluables, límites y condiciones de entrega documentados.
03
Construir y probar
Preparamos respuestas y derivaciones; CRM y reservas solo dentro del nivel y las conexiones contratadas. Podemos probar durante la línea base sin alterar la operación real. Verificamos historial, vínculo entre consultas y reservas, y asistencia cuando formen parte de la medición. Las consultas anteriores conservan su operativa durante el seguimiento o aplazamos la activación.
Recorrido probado, fuentes verificadas y comparación protegida frente a cambios de operación.
04
Formar y poner en marcha
Tu equipo practica la atención y las excepciones con accesos propios. Comprobamos documentación, entrega y opción de continuidad antes de activar. Registramos la estabilización y empezamos la comparación cuando el proceso esté estable.
Responsables, accesos y comprobaciones de operación registrados.
05
Entregar la comparación inicial
Entregamos el informe acordado cuando ambas ventanas hayan completado su seguimiento. Si faltan datos o maduración, el informe identifica qué está pendiente o no es evaluable.
Informe inicial del alcance contratado. El seguimiento mensual se contrata por separado si se desea.

// CINCO INDICADORES, UN MISMO CRITERIO

Antes de conectar, medimos cómo atendéis hoy.

Verificamos las fuentes y registramos 14 días completos antes de activar, sin cambiar la atención que medimos. La comparación utiliza los indicadores evaluables dentro del alcance acordado, con el mismo criterio antes y después.

Qué podemos medir en tu nivel

Los cinco indicadores son un marco común. Antes de contratar verificamos qué fuentes existen, quién las mantiene y qué historial permiten consultar. Un nivel de servicio o un conector, por sí solos, no garantizan medir los cinco.

Básico

Trabajamos con los registros disponibles del canal web. No incluye integración con CRM ni sincronización de agenda: medir seguimiento, citas y asistencia exige registros adicionales verificados y un alcance acordado.

Conectado

Verificamos las fuentes de los canales, el historial de responsables y acciones, y la relación entre consulta, reserva y asistencia. La conexión a una agenda no demuestra que la persona haya acudido.

A medida

Definimos las fuentes, capturas y entregables de medición en el proyecto. El alcance puede ampliarse, pero cada indicador necesita datos verificables y responsables de mantenerlos.

Si faltan datos, acordamos su obtención, responsable, esfuerzo y coste antes de incluirlos. Los registros manuales y las exportaciones también requieren validación. Lo que no pueda medirse se declara no evaluable; no se sustituye por clics o estimaciones.

Tiempo hasta la primera respuesta útil

Mediana y P90 del tiempo desde la recepción, observando cada consulta durante 24 horas. Si el percentil no llega a responderse, mostramos >24 h.

Cómo se mide y de dónde sale: Tiempo hasta la primera respuesta útil

Cálculo
Medimos minutos transcurridos sobre todas las consultas válidas. La mediana representa la mitad y P90 el 90% de las consultas. Las que siguen sin respuesta al cumplir 24 horas se mantienen como pendientes, sin asignarles cero ni excluirlas para mejorar el resultado.

Fuente que verificamos
Recepción y envío efectivo registrados en el canal o bandeja de atención. Separación entre respuesta humana y automática.

Ventana de observación
24 horas por consulta, también en fines de semana y festivos. Publicamos el número de consultas y las pendientes al cierre.

Criterio de calidad
Una respuesta útil contesta correctamente, pide información pertinente o facilita un siguiente paso. Un acuse genérico no cuenta. Si existe información de entrega o lectura, se informa por separado.
Consultas atendidas fuera de horario

Consultas fuera de horario con respuesta útil en 60 minutos o menos y antes de la siguiente apertura, divididas entre todas las consultas recibidas fuera de horario.

Cómo se mide y de dónde sale: Consultas atendidas fuera de horario

Cálculo
El numerador exige ambas condiciones: respuesta útil en un máximo de 60 minutos y antes de la reapertura. Una consulta del viernes respondida el lunes no cumple.

Fuente que verificamos
Registro del canal y calendario de atención humana acordado, incluidos festivos y zona horaria.

Ventana de observación
Mismo horario de referencia durante los periodos comparados. Los cambios de calendario quedan registrados.

Criterio de calidad
La disponibilidad del asistente y el horario del equipo humano se distinguen. Una derivación pendiente no equivale a una respuesta útil por el mero hecho de haber sido enviada.
Responsable y siguiente acción a 24 horas

Consultas con responsable y próxima acción fechada, o cierre justificado con acción realizada, al cumplir 24 horas, divididas entre todas las consultas que han cumplido ese plazo.

Cómo se mide y de dónde sale: Responsable y siguiente acción a 24 horas

Cálculo
Comprobamos el estado que tenía cada consulta exactamente a las 24 horas. Separamos consultas abiertas con acción pendiente y cierres justificados; no reconstruimos el cumplimiento con el estado actual.

Fuente que verificamos
Historial de asignación, tareas, vencimientos y cierres del CRM o registro comercial acordado.

Ventana de observación
24 horas transcurridas desde la recepción. La última consulta debe cumplir su plazo antes de cerrar el informe.

Criterio de calidad
Una cola genérica, una tarea vencida sin resolver o un «hacer seguimiento» sin fecha no cumplen. Tampoco cuenta como puntual una asignación hecha después del plazo.
Citas celebradas por consulta recibida

Consultas con una primera cita celebrada dentro del plazo de seguimiento acordado, divididas entre todas las consultas válidas recibidas. Cada consulta convierte una sola vez.

Cómo se mide y de dónde sale: Citas celebradas por consulta recibida

Cálculo
Contamos asistencia verificada, no clics en la agenda ni reservas pendientes. Cada consulta aporta como máximo una conversión, aunque genere varias citas.

Fuente que verificamos
Consultas vinculadas a reservas y asistencia confirmada en la agenda o registro del equipo.

Ventana de observación
Proponemos 14 días de seguimiento por consulta (H=14), a confirmar antes de iniciar la línea base según el ciclo real. Ambas cohortes deben completar el mismo plazo.

Criterio de calidad
Si el recorrido no necesita una cita, no la introducimos para fabricar esta métrica. Acordamos el proceso evaluable y declaramos las citas que quedan fuera de la ventana.
Ausencias a la cita (no-show)

Primeras citas vencidas sin asistencia ni cancelación previa, divididas entre las citas vencidas elegibles con estado verificado, dentro del plazo de seguimiento acordado.

Cómo se mide y de dónde sale: Ausencias a la cita (no-show)

Cálculo
Separamos cancelaciones previas, reprogramaciones y estados desconocidos. Una reprogramación anterior anula la cita sustituida; una posterior a la ausencia no borra el no-show original.

Fuente que verificamos
Agenda e historial de confirmaciones, cancelaciones, cambios y asistencia, con cada ocurrencia de cita identificada.

Ventana de observación
Mismo plazo de seguimiento que la conversión a cita. Acordamos también la tolerancia de llegada antes de medir.

Criterio de calidad
Las cancelaciones previas se excluyen del denominador y se muestran aparte. Las citas futuras y la asistencia desconocida no se convierten en ausencias ni en éxitos.

Comparación inicial en la implantación

La implantación incluye la comparación inicial definida en la propuesta: indicadores y fuentes verificadas, responsables de aportar datos, ventanas de observación y un informe con fechas, cobertura y límites. Cerramos ese alcance antes de contratar y los objetivos después de la línea base, antes de activar.

Entregamos el informe acordado cuando ambas ventanas hayan completado su seguimiento. Si faltan datos o maduración, el informe identifica qué está pendiente o no es evaluable.

Seguimiento mensual opcional

El seguimiento mensual se realiza solo si se contrata. Reúne informe y revisión de las métricas disponibles, incidencias, coste y alternativas para decidir qué mantener, ajustar o transferir. La comparación inicial no obliga a contratar esta continuidad.

Una comparación que se pueda revisar

Una necesidad comercial cuenta como una consulta, aunque tenga varios mensajes o canales. Documentamos duplicados, pruebas y spam; las consultas sin respuesta o sin venta siguen en el denominador.
Fijamos canales, horario, festivos y zona Europe/Madrid. Conservamos fechas en UTC y medimos tiempo transcurrido, incluidos los cambios de hora.
Comparamos periodos completos con los mismos días de la semana y tiempo de seguimiento. Registramos cambios de campañas, personal o capacidad de agenda que puedan afectar al resultado.
Mostramos fechas, numerador y denominador cuando corresponda, volumen y cobertura. Sin denominador, el resultado es «no evaluable»; con poco volumen, ampliamos las ventanas de forma comparable o declaramos el resultado exploratorio.

Resultados y límites, juntos

Los datos proceden de la atención, el CRM y la agenda acordados para cada proyecto. Un clic en la web, una demo o un mensaje del asistente no acreditan una cita celebrada. El antes y después permite revisar el cambio, pero por sí solo no demuestra su causa.

La información individual permanece en los sistemas operativos autorizados. Solo se publican resultados agregados revisados y aprobados.

// RESPONSABILIDADES

Necesitamos información y personas responsables.

Tu empresa aporta acceso a las herramientas, contenido aprobado y responsables de atención y medición. Para cada indicador identificamos la fuente, quién registra y exporta los datos, la integridad del historial y cualquier captura adicional. Nextfen valida el alcance contratado y documenta lo que no puede evaluarse.

Después de la comparación inicial

Seguimiento mensual opcional, solo si se contrata: supervisión, mantenimiento de conexiones, revisión de respuestas e informe y revisión de las métricas disponibles. Incluye además hasta 2 horas de ajustes al mes; ese límite corresponde a ajustes. Alcance y precio se presupuestan aparte.

Si no contratas seguimiento, tu equipo u otro proveedor puede continuar con los registros y documentación entregados, dentro de las licencias y condiciones acordadas. Las respuestas automáticas no implican atención humana disponible las 24 horas.

// ENTREGA Y CONTINUIDAD

Qué te llevas y quién puede operarlo.

Antes de activar, dejamos por escrito los activos, accesos y entregables contratados, y comprobamos cómo podrá operarlos tu equipo u otro proveedor.

Cuentas y accesos propios

Administración de las cuentas del cliente desde el inicio, con responsables y permisos identificados. Los accesos propios se comprueban durante el proyecto.
Flujos y configuración

Inventario y exportación de los flujos y configuraciones contratados. El código específico, cuando corresponda, se entrega según el acuerdo y su licencia.
Documentación de operación

Mapa de conexiones, reglas y fuentes aprobadas, instrucciones para revisar incidencias, pausar y recuperar el proceso, y exportar la información acordada.
Formación y transferencia

Formación para el responsable designado y una prueba de operación con la documentación. Acordamos quién continúa, la transición y el soporte necesario.

La propuesta distingue entregables, licencias de terceros e infraestructura, con sus titulares, costes y límites de transferencia. El mantenimiento se contrata con un alcance definido y una salida documentada.

Condiciones que concretamos en la propuesta

Identificamos qué pertenece al cliente, qué se entrega y qué servicio necesita una alternativa para continuar. No se transfiere automáticamente una plataforma compartida de Nextfen ni una licencia ajena.
Antes de activar, acordamos y comprobamos una opción de operación por el cliente u otro proveedor, incluida su infraestructura y coste. La continuidad requiere mantener las licencias y servicios necesarios.
La propuesta fija plazos, soporte de transición y responsabilidades posteriores. Al finalizar, revisamos exportaciones, accesos propios y retirada de los permisos de Nextfen por un canal seguro.

Una prueba de entrega antes de darla por válida

La prueba de entrega debe permitir que el responsable designado, siguiendo la documentación y con accesos propios, actualice una respuesta aprobada, pause la automatización, revise una excepción, exporte información y recupere el flujo acordado. Se registra qué ha superado la prueba y qué queda pendiente.

// EL TRIÁNGULO

No todo se resuelve con IA. Y no toda automatización necesita IA.

En el diagnóstico separamos cada problema en tres capas. Así evitamos comprar herramientas de moda cuando lo que falta es una integración sencilla o una regla bien definida.

Integración

Cuando el problema es mover datos

Pasar pedidos del CRM al ERP sin copia-pega.

Si los datos ya están estructurados, IA puede encarecer y complicar. Aquí toca API, conector, validación y trazabilidad.

OdooHubSpotAPIsn8n

Automatización clásica

Cuando el problema es una regla repetible

Follow-up a leads que no responden en 5 días.

No hace falta un modelo para ejecutar una regla temporal, asignar una tarea o enviar una plantilla con datos del CRM.

n8nMakeGmailWhatsApp

IA aplicada

Cuando el problema exige leer, resumir o decidir

Brief de cliente antes de cada reunión.

La IA aporta valor cuando interpreta histórico, documentación o conversaciones y genera una respuesta útil con contexto.

ClaudeChatGPTRAGDrive

¿Cómo sabemos qué capa toca?

¿Los datos están estructurados o no?
¿La regla es repetible o requiere criterio?
¿Hay lenguaje natural en la entrada o salida?
¿Cuánto cuesta equivocarse?

Hacer el Test de madurez Reservar diagnóstico

// CÓMO LO MONTAMOS

Tres arquitecturas típicas que dejamos funcionando.

Cada implantación es distinta, pero estos son los patrones que más repetimos. Si reconoces tu caso, podemos arrancar.

Comercial asistido

Captura de leads de múltiples fuentes
Calificación automática con IA sobre la ficha del CRM
Cadena de follow-up adaptada al lead
Brief de cliente generado antes de cada llamada

HubSpot n8n Claude Gmail WhatsApp

Back office documental

Lectura de facturas y contratos entrantes
Extracción estructurada con IA y validación
Volcado automático al ERP (Odoo o similar)
Revisión humana solo en excepciones

Odoo n8n Claude Google Drive Slack

Asistente interno con RAG

Conocimiento de la empresa indexado y actualizado
Búsqueda semántica sobre documentación real
Respuestas con citas a la fuente original
Integración en Slack / Teams / web interna

Notion Google Drive Moodle Qdrant/pgvector Claude

¿Tu caso encaja con alguno? Empieza por el diagnóstico

Un proceso concreto. Un alcance claro. Tu equipo al mando.

Cinco etapas con una comprobación al terminar.

Valorar el encaje

Definir el alcance y medir la línea base

Construir y probar

Formar y poner en marcha

Entregar la comparación inicial